يعتبر قسم التسجيل و شؤون الطلبة من الاقسام الاساسية في تشكيل الجامعة ومسؤوليته تتصل بالمحور الرئيسي لنشاط الجامعة الا وهو الطلبة والخريجين وكل مايتعلق بشؤونهم من قبول وتسجيل ونقل واستضافة وغيرها. يرتبط قسم التسجيل و شؤون الطلبة بالسيد مساعد رئيس الجامعة للشؤون العلمية .
الرؤية
انسيابية في انجاز الاعمال ومرونة في التعامل يصاحبها الابتعاد عن الروتين واعتماد التقنية الحديثة بما يضمن حق الطالب وحصوله على المعلومة في الوقت المناسب .
الرسالة
قسم التسجيل و شؤون الطلبة وجد لخدمة الطلبة وتلبية طلباتهم المشروعة التي كفلتها التعليمات والقوانين المعتمدة.
الاهداف
- يهدف القسم بجميع كوادره الى تنفيذ وانجاز المهام على اعلى مستوى من الاتقان والحرفية وبناء اواصر الثقة بين الطالب والجامعة
- استخدام التقنيات الحديثة لانجاز المهام والابتعاد عن الروتين الطويل الذي يربك العمل الاداري
- انشاء قاعدة بيانات خاصة بالخريجين تشمل السيرة الدراسية وكل المتعلقات الخاصة بالخريج
- يهدف القسم الى رعاية حقوق الطلبة في كافة النواحي التي تكفلها لهم القوانين والتعليمات
- تقديم كافة التسهيلات للطالب وافضل خدمة وارشاد تليق بالطالب الجامعي الملتلزم بالقوانين والتعليمات النافذة
يعمل قسم التسجيل و شؤون الطلبة على :
- اعلان نتائج القبول المركزي الواردة من الوزارة في كل عام دراسي وتوزيعها على كليات الجامعة وتوحيد خطط القبول الواردة من الكليات وتقديم الدراسة بشأنها ورفعها الى مجلس الجامعة.
- متابعة تطبيق التعليمات الامتحانية والضوابط والقرارات والتوجيهات الصادرة من الوزارة والجامعة فيما يتعلق بشؤون الطلبة للدراسات الاولية.
- تنفيذ الاوامر والتوجيهات الصادرة عن الوزارة ورئاسة الجامعة في مجال شؤون الطلبة والخريجين للدراسات الاولية.
- الاجابة على المخاطبات الرسمية الواردة الى القسم من ( الوزارة , رئاسة الجامعة , الكليات , الاقسام).
- التنسيق مع شعب التسجيل في الكليات لغرض تدقيق القبول والانتقال والاستضافة ومتابعة اصدار الاوامر الخاصة بالطلبة.
- التنسيق مع الكليات والجهات الاخرى ذات العلاقة في تدقيق صحة صدور وثائق الطلبة المقبولين وخريجي الجامعة بناء على مخاطبات الجهات المستفيدة .
- اعلام الوزارة مكتب المفتش العام ودائرة الدراسات والتخطيط والمتابعة بحالات التزوير في الوثائق الدراسية والجامعية التي يتم اكتشافها من الكليات.
- اصدار الاوامر الجامعية الخاصة بالتخرج للدراستين الصباحية والمسائية وللدورين في ضوء الاوامر الادارية الصادرة من الكليات .
- متابعة شعب التسجيل في الكليات من خلال الزيارات الميدانية بهدف تحقيق التفاعل المباشر والاطلاع على واقع العمل والمساعدة في تجاوز المشكلات ان وجدت .
- عقد اجتماعات وورش عمل للسادة معاوني العمداء ومدراء التسجيل واللجان الامتحانية بهدف تحسين الاداء .
- اقتراح النشاطات والبرامج التدريبية الخاصة بتطوير موظفي التسجيل واللجان الامتحانية في الكليات فضلاً عن تنفيذها في حالة توفير امكانية ذلك .
- اعداد الدراسات والمقترحات بشأن اداء شعب التسجيل واللجان الامتحانية وفق التعليمات الامتحانية والضوابط وتوجيهات رئاسة الجامعة .
- الاشراف على عملية التقديم للدراسة المسائية في كليات الجامعة ومتابعة ذلك واعلان قبولهم وتوزيعهم على الكليات والاقسام بعد استحصال الموافقات الاصولية .
- المشاركة في اللجان التدقيقية والتحقيقية الخاصة بشؤون الطلبة و تطوير قدرات الموظفين لاسيما التي تقترحها الجامعة او القسم من خلال مشاركة منتسبي القسم في الدورات التدريبية والتطويرية وحضور الاجتماعات الرسمية الخاصة بالقسم والجامعة.
- ارسال قوائم اسماء خريجي كليات الجامعة الى الموقع الالكتروني للجامعة لغرض نشرها في ضوء بيانات الكليات .
- استخدام البرامج الالكترونية في العمل بما في ذلك تحقيق الارشفة الالكترونية للبريد واستخدام البريد الالكتروني للمخاطبات مع المؤسسات داخل وخارج العراق .
- استقبال الطلبة او ذويهم والاستماع لمشكلاتهم الدراسية والعمل على معالجتها وفق التعليمات والضوابط والتوجيهات.
ويتألف قسم التسجيل و شؤون الطلبة من الشعب و الوحدات التالية:
– شـعبة متـابـعة شــؤون الطـلـبة
مـهـام الشـعــبـة:
- متابعة تطبيق التعليمات والضوابط والتوجيهات الصادرة من الوزارة والجامعة بشأن القبول والنقل والاستضافة ..الخ.
- الاجابة على المخاطبات الرسمية الواردة من الوزارة والجامعة والكليات .
- اعداد الدراسات بصدد التعليمات الامتحانية فضلا عن خطط القبول المقترحة من كليات الجامعة وتقديم المقترحات.
- بناء قاعدة بيانات بجميع تفاصيل الطلبة (ترقين قيد ، رسوب ، الغاء قبول ، تزوير ، ….الخ) ومتابعتها وتحديثها دورياً.
- متابعة مايتصل بالجامعة في الملتقيات الطلابية.
- تنظيم الاجتماعات وورش العمل التي ينفذها قسم التسجيل وشؤون الطلبة في مجالات التسجيل واللجان الامتحانية.
- المشاركة باللجان التدقيقية والتحقيقية التي تخص الطلبة.
- متابعة البريد الخاص بالشعبة واجراء المخاطبات الرسمية وطباعة وتحرير الكتب.
– شعبة التسجيل والقبول
مـهـام الشـعــبـة:
- متابعة تطبيق التعليمات والضوابط وتوجيهات الوزارة ورئاسة الجامعة بشأن القبول والنقل والاستضافة… الخ.
- تنفيذ الاوامر والتوجيهات الصادرة من الوزارة والجامعة بشأن شؤون الطلبة.
- الاجابه على المخاطبات الرسمية الواردة من الوزارة والجامعة والكليات بكل ما يخص الطلبة.
- متابعة تنفيذ القبول المركزي والقنوات الاخرى الصادرة عن الوزارة.
- متابعة اصدار الاوامر الادارية الخاصة بقبول الطلبة في الدراسات الاولية عن الاوامر الخاصة بطلبة المراحل الاخرى.
- تدقيق بيانات الطلبة لحالات ( النقل ،الاستضافة ، تعديل الترشيح ،نقل ابناء اعضاء الهيئة التدريسية…الخ) وفقا للضوابط.
- متابعة تنفيذ القبول في الدراسات المسائية (القناة العامة ، قناة ذوي الشهداء …الخ).
- اعداد الاوامر الجامعية الخاصة بالقبول للدراستين الصباحية والمسائية.
- تقديم المقترحات الخاصة بشؤون الطلبة / الدراسة الاولية.
- المشاركة باللجان التدقيقية والتحقيقية الخاصة بشؤون الطلبة.
- تدقيق بيانات الطلبة المرشحين للقبول ضمن القناة العامة وقناة ذوي الشهداء للدراستين الصباحية والمسائية ووفقا للضوابط والتعليمات.
- متابعة الكليات (شعب التسجيل) في تنفيذ استكمال ملفات الطلبة المقبولين.
- تفعيل الارقام الامتحانية الكترونيا من خلال النظــــام الالكتروني المعد من قبل الـــوزارة ( تعديل الترشيح ،قناة التعليم الحكومي الخاص الصباحي ، نقل ابناء اعضاء الهيئة التدريسية …الخ) وفقا للضوابط والتعليمات النافذة.
– شعبة الخريجين والتصديقات
مـهـام الشـعـبـة:
- متابعة تطبيق التعليمات والضوابط وتوجيهات الوزارة ورئاسة الجامعة في مجال شؤون الطلبة.
- تنفيذ الاوامر والتوجيهات الصادرة من الوزارة والجامعة بشأن الخريجين.
- الاجابة على المخاطبات الرسمية الواردة من الوزارة والجامعة والكليات بشأن الطلبة الخريجين.
- المشاركة في اللجان التدقيقية والتحقيقية التي تخص شؤون الطلبة.
- اعداد واصدار الاوامر الجامعية الخاصة بالخريجين وكليات الجامعة كافة في ضوء الاوامر الادارية الصادرة من الكليات.
- تدقيق وثائق الخريجين والجداريات واجراء التصديق لتلك الوثائق وفقاً للبيانات الموجودة في القسم.
- اعدادالمقترحات في مجال تصميم الشهادات والوثائق والجداريات الجامعية
- ارسال قوائم باسماء خريجي الكليات في الجامعة الى الموقع الالكتروني بالتنسيق مع وحدة الاعلام وتكنلوجيا المعلومات في القسم لغرض نشرها.
- متابعة تطبيق التعليمات والضوابط الخاصة بالخريجين والواردة في دليل اجراءات شؤون الطلبة والكتب الرسمية الواردة من الوزارة.
- تدقيق الوثائق المراد تصديقها في ضوء قواعد البيانات المرسلة من الكليات.
- استلام النسخة الالكترونية من السجل الاساس من الاقسام العلمية في كليات الجامعة لغرض الحفظ.
- طلب اسماء الخريجين الثلاثة الاوائل بعد اصدار الاوامر الادارية الخاصة بدمج تسلسلات الطلبة الخريجين على ان تكون على اساس نوع الدراسة (الصباحية / والمسائية) كلاً على حدا وفقاً للبند 6 ك من دليل اجراءات شؤون الطلبة وضوابط القبول.
- متابعة ارشفة اوليات الخريجين الكترونياً وورقياً وفقاً لما جاء في البند ك 2 من دليل اجراءات شؤون الطلبة وضوابط القبول.
- اعداد قاعدة بيانات باعداد الطلبة الخريجين لكافة السنوات بدءاً من تخرج اول دفعة ويتم تحديثها دورياً.
- متابعة واعلام وزارة الخارجية / الدائرة القنصلية بكافة الاختام ونماذج الوثائق والتواقيع الصادرة من كليات جامعتنا وبشكل دوري.
– شعبة الوثائق والشهادات
مـهـام الشـعـبـة:
- متابعة تطبيق التعليمات والضوابط وتوجيهات الوزارة ورئاسة الجامعة في مجال تدقيق سلامة القبول والتخرج.
- تنفيذ الاوامر والتوجيهات الصادرة من الوزارة والجامعة بشأن تدقيق وثائق الطلبة المقبولين والخريجين.
- الاجابة على المخاطبات الرسمية الواردة من الوزارة والملحقيات الثقافية والوزارات والمؤسسات الرسمية وغير الرسمية الاخرى فضلا عن الكليات بشأن تدقيق الوثائق.
- توجيه الكليات بضرورة الالتزام بالتوقيتات التي تحددها الوزارة لغرض تدقيق الوثائق الدراسية للدراسة الاعدادية للطلبة المقبولين مركزيا في كليات جامعتنا.
- متابعة شعب التسجيل في الكليات بشأن تنفيذ أستكمال تدقيق وثائق الطلبة المقبولين واجراء صحة الصدور.
- متابعة المخاطبات التي ترد من داخل وخارج العراق في مجال تدقيق الوثائق.
- اعلام الوزارة / دائرة الدراسات والتخطيط والمتابعة بحالات تزوير الوثائق الدراسية التي يتم اكتشافها من قبل الكليات.
- المشاركة في الجان التدقيقية والتحقيقية في حالات تزوير او فقدان وثائق الطلبة.
- متابعة تدقيق صحة صدور وثائق القبول للطلبة المقبولين في كليات الجامعة بالتنسيق مع مديريات التربية والملحقيات.
- يتم تدقيق وثائق الطلبة المقبولين في كليات الجامعة وفقا للنظام الالكتروني المعد من قبل الوزارة بالتنسيق والمتابعة الدورية والمستمرة مع كليات الجامعة.
- الاطلاع على الضوابط التي تخص تدقيق الوثائق ضمن دليل اجراءات شؤون الطلبة وضوابط القبول وشروطه والذي يتم تحديثه سنويا.
- متابعة تدقيق صحة صدور الوثائق التي ترد من داخل وخارج العراق بالتنسيق مع الكليات.
– وحـــــدة الأرشـــيــف
مـهــام الوحــــدة:
- استلام البريد الوارد من الجامعة والكليات ووضع رقم وتاريخ وارد لكل مخاطبة.
- ارسال المخاطبات الرسمية المنفذة من القسم ووضع رقم وتاريخ لكل كتاب ومذكرة داخلية.
- تزويد البريد المركزي للجامعة بالمخاطبات المنجزة من القسم لغرض ارسالها الى الوزارة والجهات الاخرى.
- تخصيص رفوف في القسم لاستلام البريد المنجز من الكليات.
- تفريق البريد واستنساخ الاوليات.
- استنساخ ملون للوثائق المطلوبة لتأييد صحة صدور المتخرجين من كليات الجامعة.
- ارشفة كافة ملفات المخاطبات الرسمية (الواردة والصادرة).
- تخصيص مكان لحفظ ملفات السنوات السابقة فضلا عن الملفات المؤرشفة الكترونياً.
– وحـــــدة الأحصــــاء
مـهــام الوحــــدة:
- اعداد الدراسات التي تطلبها الجامعة أو الوزارة بصدد التعليمات الامتحانية وضوابط القبول والانتقال ونتائج الامتحانات النهائية في ضوء ماتقره مجالس الكليات والجامعة.
- متابعة خطة القبول للجامعة في ضوء ماتقرره مجالس الكليات والجامعة للدراستين الصباحية والمسائية وتقديم الدراسات بصددها.
- تنظيم الاجتماعات وورش العمل التي ينفذها قسم التسجيل وشؤون الطلبة في مجالات التسجيل واللجان الامتحانية.
- متابعة تقييم اداء منتسبي القسم وفق استمارات تقييم يتم اعدادها على مستوى القسم فضلا عن استمارات تقييم الاداء السنوية الواردة من الجامعة.
– وحـــــدة قاعدة البيانات
مـهــام الوحــــدة:
- متابعة قواعد البينات الخاصة بالطلبة والخريجين بالتنسيق مع شعب القسم وكذلك كليات الجامعة.
- تدقيق بينات واسماء وقنوات القبول للطلبة المقبولين والخريجين.
- التنسيق مع شعب القسم في مجال بينات الطلبة والخريجين.
- متابعة بينات الاحصاء الجامعي لمنتسبي القسم وتحديثها.
- توثيق واجراء قاعدة بينات جميع حالات الطلبة وفق الاوامر الادارية الصادرة من الكليات , ترقين قيد , الغاء قبول , تعديل ترشيح , رسوب بسبب العقوبات الانضباطية …… الخ.
– وحـــــدة التصــديقات
مـهــام الوحــــدة:
- متابعة تدقيق تصديق الوثائق والشهادات لخريجي الكليات.
- متابعة تطبيق التعليمات والضوابط الخاصة بالخريجين.

أ.م.د. أحمد عبد عنبر
مدير قسم التسجيل و شؤون الطلبة
اللقب العلمي: استاذ مساعد
الفترة الزمنية لرئاسة القسم: 2019 – الى الان
Ahmed.abed@kus.edu.iq : البريد الالكتروني الرسمي
رؤساء القسم السابقين
م.د. محمد خضير حمادي
اللقب العلمي: مدرس الفترة الزمنية لرئاسة القسم: 2017 – 2019