يتكون قسم شؤون الديوان من عدد من الشعب والوحدة الإدارية، ويعمل تحت إشراف مباشر من السيد مسؤول القسم وبتنسيق مع مساعد رئيس الجامعة للشؤون الإدارية، ويضم الهيكل التنظيمي للقسم ما يلي:
الوحدة الإدارية
- تنظيم العمل الإداري الداخلي للقسم.
- اعداد الكتب الرسمية: تحرير الكتب الادارية وفق السياقات الرسمية وطباعتها وتوثيقها قبل ارسالها.
- إدارة البريد الرسمي (الوارد والصادر) وتوزيعه على الأقسام ذات العلاقة.
- متابعة الكتب الرسمية و أرشفتها ورقيًا وإلكترونيًا.
- متابعة دوام الموظفين داخل القسم وتنظيم سجلات الحضور والانصراف.
- حفظ الوثائق والمعاملات وفق نظام الأرشفة المعتمد.
- التنسيق بين القسم وباقي الأقسام والوحدات في رئاسة الجامعة.
شعبة الآليات
- تنظيم حركة المركبات التابعة للجامعة وتحديد جداول العمل اليومي للسائقين.
- صيانة العجلات ومتابعة فحوصاتها الدورية بالتنسيق مع الجهات الفنية.
- تنظيم سجل خاص بحركة الآليات ومراقبة استهلاك الوقود.
- توفير خدمات النقل الداخلي والخارجي لكوادر الجامعة حسب الحاجة.
- دعم الحملات الخدمية واللوجستية التي تتطلب استخدام المركبات.
شعبة الزراعة
- العناية بالحدائق والمساحات الخضراء داخل الحرم الجامعي.
- تنفيذ خطط التشجير الموسمية بالتعاون مع الوحدات المعنية.
- تنظيم حملات بيئية وصحية لرفع جمالية الجامعة.
- المتابعة المستمرة لصيانة منظومات الري وتوفير الشتلات والنباتات المناسبة.
شعبة الاتصالات
- إدارة شبكة الاتصالات الداخلية في الجامعة الهاتف السلكي واللاسلكي.
- إصلاح الأعطال الفنية وتطوير منظومات الاتصال عند الحاجة.
- توثيق أرقام الاتصال الرسمية وتحديثها دوريً.
- تقديم الدعم الفني للدوائر التي تحتاج إلى تواصل مباشر ومنتظم.
شعبة الدفاع المدني
- الإشراف على تطبيق تعليمات السلامة المهنية والدفاع المدني داخل الجامعة.
- متابعة جاهزية منظومات الإطفاء والطوارئ.
- تنظيم دورات توعوية وتدريبية لموظفي الجامعة حول الوقاية والسلامة.
- إعداد تقارير دورية عن واقع السلامة في الأبنية الجامعية بالتنسيق مع الجهات المعنية.
شعبة الخدمات والصيانة
- تقديم خدمات النظافة اليومية للأبنية والمرافق الجامعية.
- إجراء أعمال الصيانة الوقائية والعلاجية لمنظومات الكهرباء والماء والتبريد.
- توفير مواد التنظيف والخدمات العامة للمرافق.
- التنسيق مع كليات الجامعة لتلبية احتياجاتهم الخدمية والفنية.
شعبة الورش الفنية
- صيانة وتأهيل الأثاث الجامعي والمكتبي.
- تنفيذ مشاريع صغيرة تتعلق بالتجهيزات الخشبية والمعدنية.
- التعاون مع شعب الصيانة في تنفيذ الأعمال التي تتطلب مهارة فنية دقيقة.
ملاحظات ختامية:
يُعد هذا الهيكل التنظيمي مرنًا وقابلاً للتحديث حسب توسع الجامعة واحتياجاتها المستقبلية، ويُراعى فيه مبدأ التخصص وتقسيم العمل لتحقيق الكفاءة العالية في الأداء.
للمزيد من معلومات تواصل معنا على البريد الرسمي للقسم شؤون الديوان
Diwan.affairs@kus.edu.iq